Huraikan aliran kerja sebelum memilih alat tersebut
Tulis apa yang berlaku sekarang, di mana geseran berlaku dan bagaimana peningkatan yang berjaya akan kelihatan. Untuk penjadualan, ini mungkin melibatkan perkongsian masa yang tersedia dan memastikan janji temu teratur. Untuk kerja pelanggan, ia boleh melibatkan pertukaran fail, memastikan maklumat projek bersama-sama atau mengurus ruang kerja kongsi. Ini adalah aliran kerja yang berbeza, jadi senarai ciri yang besar tidak menjadikan dua alat sebagai pengganti langsung.
Kenal pasti siapa yang memerlukan akses: hanya anda, pasukan kecil, pelanggan atau kolaborator sekali-sekala. Ambil perhatian tugas yang setiap orang harus mampu lakukan. Ini menjadikannya lebih mudah untuk membandingkan tawaran sebenar dengan keperluan anda dan menghalang demonstrasi produk daripada menentukan masalah baharu yang anda tidak miliki. Mulakan dengan satu aliran kerja yang berguna dan semak sama ada alat menyokongnya pada peringkat pelan yang anda pertimbangkan.
Bandingkan had pelan atau tawaran sebenar
Tapak web umum produk mungkin menerangkan keupayaan yang tidak disertakan dalam setiap pelan. Baca syarat untuk peringkat, lesen atau tawaran pasaran tertentu yang dipautkan daripada penemuan. Semak had pada pengguna, ruang kerja, sambungan kalendar, storan, tempahan, projek atau unit lain yang berkaitan dengan alat. Ciri boleh wujud dalam produk sementara kekal tidak tersedia atau terhad dalam tawaran yang anda ingin beli.
Lihat pengendalian naik taraf, tambahan dan penggunaan melebihi elaun yang disertakan. Jika kredit atau ciri bermeter terlibat, kenal pasti perkara yang menggunakannya dan bila ia ditetapkan semula. Label seumur hidup atau sekali sahaja memerlukan syaratnya sendiri: ia tidak secara automatik bermakna setiap produk masa hadapan, penggunaan tanpa had atau perkhidmatan yang akan wujud selama-lamanya. Tanya penjual atau vendor tentang syarat yang tidak jelas sebelum menganggap tawaran tajuk utama sebagai spesifikasi lengkap.
Semak integrasi dan laluan persediaan lengkap
Senaraikan sistem yang perlu digunakan oleh alat baharu, seperti kalendar, e-mel, storan fail atau penyedia pembayaran. Sahkan bahawa integrasi yang diperlukan tersedia pada pelan yang berkaitan dan fahami perkara yang sebenarnya dilakukannya. Kehadiran logo yang biasa tidak menetapkan bahawa setiap tindakan yang anda perlukan disokong atau maklumat bergerak dalam kedua-dua arah.
Semak usaha penyediaan dan sebarang pergantungan pada akaun berbayar lain. Aliran kerja mungkin memerlukan kebenaran, perkhidmatan berasingan atau konfigurasi tambahan walaupun produk utama menawarkan integrasi. Untuk alat yang menghadap orang ramai, periksa halaman tempahan atau pengalaman menghadap pelanggan serta skrin pentadbiran. Jika percubaan atau demonstrasi tersedia, gunakan tugas realistik kecil untuk menilai proses sebelum melakukan keseluruhan aliran kerja.
Nilai akses, eksport dan cara anda akan berhenti menggunakannya
Sebelum meletakkan maklumat penting ke dalam alat, baca maklumat vendor tentang akses akaun, kebenaran, pengendalian data dan eksport. Kenal pasti perkara yang anda perlu pulihkan jika anda berhenti menggunakan perkhidmatan tersebut. Mengeksport senarai adalah berbeza daripada mencipta semula ruang kerja penuh dengan lampiran, sejarah dan strukturnya, jadi semak format dan skop yang diterangkan oleh vendor.
Untuk kegunaan pasukan atau pelanggan, pertimbangkan cara jemputan, peranan dan penyingkiran akaun berfungsi. Baca syarat dan maklumat privasi yang berkenaan dan bukannya menganggap bahawa label kategori menetapkan standard keselamatan atau pematuhan tertentu. Jika penggunaan yang anda maksudkan mempunyai keperluan kontrak atau kawal selia rasmi, dapatkan penilaian pakar yang sesuai. Cadangan beli-belah boleh mengenal pasti soalan untuk ditanya; ia tidak boleh memperakui produk untuk keperluan setiap organisasi.
Kira kos untuk tempoh yang realistik
Bandingkan langganan sepanjang tempoh anda menjangkakan untuk menggunakannya, termasuk bilangan pengguna, tambahan dan sebarang perkhidmatan pihak ketiga yang diperlukan. Untuk tawaran sekali sahaja, semak perkara yang disertakan selepas pembelian dan sama ada naik taraf masa hadapan atau penggunaan yang diperluaskan lebih mahal. Pertimbangkan masa yang diperlukan untuk mengkonfigurasi dan menyelenggara alat sebagai sebahagian daripada keputusan, walaupun jumlah yang diiklankan kelihatan kecil.
Pastikan mata wang jelas. Harga yang dipaparkan dalam dolar AS tidak sepatutnya dibaca sebagai jumlah berangka yang sama dalam rupee. Semak pembayaran penjual untuk mata wang pengebilan, cukai, penukaran dan sebarang caj lain yang dikenakan. Jadual harga di bawah mengekalkan mata wang yang direkodkan jika ada. Ia adalah rujukan perbandingan, bukan penukaran mata wang, sebut harga semasa atau jaminan bahawa tawaran kekal tersedia.
Gunakan senarai pendek praktikal dan bukannya mengumpul lesen yang tidak digunakan
Pilih set alat kecil yang menangani aliran kerja yang sama, kemudian bandingkan had yang berkaitan dan keperluan penyediaan sebelah menyebelah. Alat penjadualan dan ruang kerja pelanggan mungkin kedua-duanya berguna, tetapi membeli satu tidak menjawab keperluan yang dipenuhi oleh yang lain. Elakkan menganggap lesen diskaun sebagai tawaran murah melainkan anda boleh mengenal pasti siapa yang akan menggunakannya dan untuk tugas apa.
Rekodkan sebarang soalan yang tidak terjawab tentang akses, sokongan, integrasi, eksport dan tawaran tepat. Semak dokumentasi semasa vendor dan syarat bayaran balik penjual sebelum membeli. Simpan penemuan jika anda ingin membandingkannya dengan alatan sedia ada anda kemudian. Koleksi pembelajaran boleh membantu apabila jurang sebenar ialah kemahiran dan bukannya aplikasi lain; kursus atau proses yang lebih jelas kadangkala boleh menangani keperluan dengan lebih langsung daripada langganan perisian baharu.